الثلاثاء، 15 مايو 2012


مدخل الى تقييم انظمة المعلومات
مفهوم عملية التقييم : هي التي تسمح لنا بمعرفة النقائص في المؤسسات الوثائقية أما عند علماء الاقتصاد
 فالمقصود بها هو مراقبة التسيير ، 
كما يعرف بأنه معرفة درجة تحقيق أهداف المؤسسة ، بصفة عامة هو العملية التي تتم في إطار عملية تسييريه .
التقييم يرتكز على قواعد تقييمية ومن بين القواعد الاساسية له انه ذاتي ويكون خارجي بواسطة
مؤسسة أو خبراء من خارج المؤسسة الوثائقية.
                                                                                                                                                                                             
في التقييم إستراتيجية المؤسسة مرهونة   بإستراتيجية الفرد ومستقبل المؤسسة مرهون بمستقبل الفرد 

وهذا يعني أن الإستراتيجية تبنى على تفاعل الفرد        والمؤسسة.
للقيام بعملية التقييم لابد من القيام بالتخطيط والذي ينقسم بدورة إلى قسمين :   مخخط عمل .
                                                                                           برنامج عمل.
التقييم الذي هو مراقبة التسيير، بصفة عامة يدخل في صميم عملية التسيير .
2- الأسباب التي دفعت أنظمة المعلومات إلى اعتماد مفهوم التقييم داخل المؤسسات:
أ‌-       اعتماد مصطلحات ومفاهيم التسيير في المؤسسات الوثائقية .
ب‌-  تطور التكنولوجيا على سبيل المثال التطورات التي تشهدها الحوامل بشتى أنواعها أثرت بصفة قوية على 
طرق التسيير 
وكانت سببا في تبني فكرة التقييم
ت‌-  تطور هياكل أسلاك الموظفين في المؤسسات الوثائقية (تقييم الموارد البشرية ) وإعطاء المسؤوليات بدون أي 
أساس يذكر وكذلك الوظائف .
ث‌-  إدراج خدمات جديدة مثل المعارض، المحاضرات، الفنون، أثرت على التقييم بصفة قوية وأصبحت هذه الخدمات 
تشترط التقييم.

تقنية صراسفيتش : يقول إن من حق المستعمل إن يجد الوثيقة وإذا لم يجدها تعتبر المكتبة أنها حرمت القارئ .
تقنية هامبورغ : القارئ في تصوره هو الذي يذهب إلى المكتبة .
تقنية أور : هناك كتب حية وكتب وكتب ميتة لابد من تقييم المكتبة في متوسط الوقت الذي لبت فيه الحاجيات 
في الوقت المناسب .
الأسس النظرية والمنهجية لعملية التقييم

يمكن التكلم عن التقييم بدون التطرق إلى التسيير كون التقييم عنصر من عناصر التسيير وللحديث عن الأسس النظرية 
للتقييم لا بد من التطرق إلى المقاربات النظرية التي جاءت في هذا الصدد وأمهما management والتحليل السيستيمي ،
إلا أن البعض يرى انه لايمكن الربط بين المصطلحات مثلا بالنسبة لـ management نتحدث عن القيادة والتفاعل والتأثير ...
والعملية التسييرية أما أن تخضع للنظرية التسييرية حيث أنها تجعل الفرد أساسا لها آو أن تخضع للتحليل السيستيمي
الذي يجعل الكون نظاما متكاملا يتكون من وحدات تؤثر وتتأثر يبعضها البعض وهذه الوحدات مرتبطة وتسعى إلى تحقيق الهدف 
الاستراتيجي ، إلا أن كلا   المنهجين يشتمل على نقائص وهذا نظرا لاختلاف المجتمعات البشرية وتعقدها 
وبالتالي لايمكن إن تتماثل النتائج عند الاعتماد على احد المنهجين في إحدى المؤسسات وتسييرها به وهذا مايو لد الابداع والتفكير 

والتحديد وبالتالي هذه النظريات تتطور بهدف التطبيق .
لايمكن اعتبار التقييم عملية تقنية بل هو يأتي في صميم عملية التسيير التي تخضع لمقاربات نظرية 
وعند القيام بالتقييم نعتمد على تقنيات معينة مثل تقنية ORR وهي عبارة عن أمثلة إضافة إلى المواصفات القياسية
 الصادرة عن المنظمات الخاصة بالمعايير .            
مستويات ومقاييس التقييم

المستويات :
1-    تقييم كلي : يعتمد على مقاربة شاملة للمؤسسة اي مقاربة ما بين مؤسسات اخرى تتم على مستوى محلي وطني ودولي ، 
بمعنى لا يمكنلأي مختص في عملية    التقييم ان يقارن بين مكتبة في مدينة ومكتبة في بلد اخر ، 
والتقييم الكلي ينطلق من معايير ومواصفات بالإضافة الى مقاييس دولية .
2-    التقييم الجزئي : عملية قياس نوعية التسيير في مؤسسة واحدة بمعنى الارتكاز على عملية تقييمية تهتم بالمصالح 
والادوار والهياكل التنظيمية حسب المعايير 
والمواصفات .مثلا في مكتبة جامعية يهتم هذا التقييم بالمكونات والعناصر الموجودة بهذه المؤسسة 
كالمواد المادية والبشرية والمالية كما يهتم بقياس وتقييم كل مصلحة على حدى في هذه الحالة نعتمد على مدى تحقيق الاهداف .
المقاييس المعتمدة في التقييم : وهناك ثلاث انواع : (المقاييس التنظيمية ، التقنية ، الاقتصادية )
أ‌-    المقاييس التنظيمية : وهي التي تعتمد على الهيكل التنظيمي للمؤسسة بما فيها (المسؤوليات والوظائف ،الادوار ،الاجراءات 
السياسية وكذلك النصوص القانونية ).
وتعتمد اساسا على ثلاث عناصر اخرى تتمثل في:
اولا: الامكانيات المتوفرة لدى المؤسسة (الوسائل المادية ،البشرية ، الكفاءة ).
ثانيا:النشاط وهو التنظيم في حد ذاته والنشاط الفعلي وكذلك طريقة التسيير ثم نظام المراقبة .
ثالثا : التوجه الى المؤسسة وهو الذي يتمثل في استراتيجية المؤسسة وسياستها في تصوراتها المستقبلية .
ب‌-   المقاييس التقنية :هي التي تعتمد اساسا على المعايير والمواصفات القياسية التي نعتمد عليها لتسيير مؤسسة معينة بخلاف
 المقاييس التنظيمية والمقاييس التقنية   كما انها تعتمد على المعيار 
 القانوني والمواصفات التقنية وتعتمد كذلك على المعيار التاريخي والمعيار المرجعي .
·        المواصفات التقنية :هي مجموعة من القواعد والإجراءات التقنية تتم على متخصصين وخبراء لتحديد عمليات تسيير وتنظيم مؤسسة .
·        المقاييس التاريخية أو التقنية المرجعية : ترتكز على التجربة اي على الاعتماد على ما تم اعتماده سابقا وجاء بايجابيات في 
نشاط المؤسسة تصبح  طريقة العمل مرجع .
ج‌-    المقاييس الاقتصادية :تهتم بالجانب الاقتصادي والمالي للمؤسسة تهتم بمستويات استغلال الميزانية ،
توظيفها مقارنة مع الاهداف الاستراتيجية التي وضعتها المؤسسة فهي تهتم بثلاث انواع من العلاقات :
علاقة التكاليف والارباح (تردد القراء )
العلاقة مابين التكاليف والمردودية (الاستغلال )
العلاقة بين التكاليف والفعالية (دوران الكتب )
الاهداف /النتائج = الفعالية
كيف يمكننا تطبيق هذه المقاييس ؟
وذلك بالاعتماد على المؤشرات ، حيث يعرف المؤشر انه التركيب الذي من خلاله يمكن جمع المعطيات 
وكذلك توظيف هذه المعطيات للدلالة ISO 11620  ،يمكن للمؤشر ان يعبر عنه (رقم ،رمز،شكل غرافي، منحنيات ) ، 
                      وتكون هذه الارقام منبثقة من احصائيات يفرزها نشاط المؤسسة الوثائقية .
1- شروط المؤشر :
ü     لابد ان يعبر على محتوى معلوماتي :اي اعطاء معلومة لقياس نشاط المؤسسة وتقييم نتائجها .
ü     لابد ان يمتاز بالمصداقية : اي لا يسمح بالوصول الى نفس النتيجة كلما استعمل بصفة مكررة وفي نفس الظروف .
ü     لابد ان يكون قابل للقياس والتصديق : اي السماح بالوصول الى الهدف المنشود .
ü     لابد ان يكون ملائما :بمعنى ان يكون قابل للتكيف مع المقاييس المذكورة سابقا .
ü     لابد ان يكون قابل للتطبيق : بمعنى انه قابل للاستعمال في ظروف متشابهة
ü     لابد ان يكون قابل للمقارنة .
2-   أنواع وأشكال المؤشرات المستعملة في عملية التقييم:وهناك نوعين :
أ‌-       مؤشرات حسب الشكل :وهي بدورها تنقسم الى ثلاث انواع :
o       المؤشرات البسيطة :  (العدد) مثلا عدد المسجلين في المكتبة لسنة 2010 - مساحة المكتبة .
o       المؤشرات المركبة : (المجموع) مثلا عدد طلبة قسم علم المكتبات / العدد الجمالي للكلية .
o       المؤشرات المركبة التي تعبر عن النسبة : مثلا عدد الاعارات في عدد الطلبة لسنة 2010 .
ب‌-  المؤشرات حسب المدلول او المعنى :وهي بدورها تنقسم إلى ثلاث انواع :
*   المؤشرات المهمة: وهي تضم ما يلي :
-         مؤشرات خاصة بالمحيط :مثلا عدد السكان الذين تقدم لهم المكتبة المعلومات .
-         مؤشرات خاصة بالأهداف :مثلا عدد الطلبة المستهدفين بالنسبة للمكتبة – عدد الكتب التي يجب اقتناؤها .
*    المؤشرات حسب الوسائل :وهناك نوعين :
-         المؤشرات الكلية :عدد الكتب الموجودة فعلا في المكتبة .
-         المؤشرات النسبية :تتمثل في مساحة المكتبة المتخصصة لكل طالب .
*    المؤشرات الخاصة بالنتائج :وهناك نوعين :
-         مؤشرات انجاز تكون مطلقة : وهي التحقق من عدد القراء المسجلين فعلا  ز
-         مؤشرات التأثير تكون نسبية :مثلا عدد القراء المسجلين بالمقارنة بالعدد الكلي للطلبة .
                    الأنواع الممكنة للمؤشرات
المؤشر
طريقة الحساب
الشكل التمثيلي
الفترة الزمنية
متوسط الكتب
المستعارة
عدد الكتب المعارة


العدد الإجمالي للمستعملين
عدد / نسبة
شهر
نسبة دوران الكتب
عدد الكتب المعارة



العدد الإجمالي للرصيد
شكل غرافي
سنة
نسبة الاقتناءات
عدد الكتب المقتناة



الرصيد الإجمالي
عدد
سنة
متوسط تكلفة
الاقتناءات
التكلفة الإجمالية



عدد الكتب المقتناة
عدد
سنة
متوسط المدة لإعارة
كتاب
المدة الإجمالية



الكتب المعارة
عدد
فصل (3 اشهر)
نسبة الزيارات بدون
إعارة
عدد الزيارات بدون إعارة



العدد الإجمالي للزيارات
شكل غرافي
أسبوع

العائلات الكبرى للمؤشرات :حسب المتخصصين الانجلوساكسونيين يجدون 7 عائلات للمؤشرات :
1)    فضاءات المكتبة : تتمثل في قياس وتقييم للموارد المخصصة للمساحات والفضاءات الخاصة بالمكتبة والتكاليف المناسبة
-         القياس والتقييم يخص مساحة المكتبة (جغرافيا ).
-         نوعية هذه الفضاءات كالإنارة ، التدفئة والتهوية .
-         ظروف الوصول إلى المكتبة وتشمل الوقت الزمني المستغرق والتهيئة المادية لذوي الاحتياجات الخاصة .
-         قياس الفعالية وذلك انطلاقا من عدد الزيارات والتردد الإجمالي على المكتبة وكذلك موضوع التردد  على المكتبة (على ماذا، لماذا).
-         قياس الفعالية العملية وتشمل التكلفة للمتر المربع والتكلفة المتوسطة لفتح المكتبة للجمهور .
-         مؤشرات الفعالية من ناحية رضا المستعملين وتشمل متوسط التردد على مستوى الرضا ، التردد على نسبة الرضا وعدد الزيارات 
على اوقات فتح المكتبة .
-         تقييم التكلفة مع الفعالية وتشمل التكلفة لكل زائر ولكل زيارة ومتوسط التكلفة على مستوى الرضا .
2)سلسة المكتبات : وهي تعتمد على مجموعة من المؤشرات التي تتمثل في قياس الموارد
- تكلفة الاعارة .
- تكلفة الترميم .
- قياس الخدمات وتشمل (عدد الوثائق ، عدد العناوين ، الوقت المستغرق في عملية الاعارة ، التغطية العلمية او المعرفية ، 
نظام مفتوح او نظام مغلوق ).
- قياس الفعالية : وتشمل (عدد الوثائق المستعملة ، عدد العناوين ، عدد مستعملي السلسلات ، وتيرة استعمال السلسلات )
- قياس مؤشرات الفعالية العملية وتشمل (التكلفة لكل وثيقة ، تكلفة كل عنوان ، التكلفة الخاصة بطبيعة الوثائق"موسوعة- قاموس – كتاب").
- مؤشرات التأثير وتشمل (عدد الوثائق المطلوبة ÷ الوثائق الموجودة ، عدد العناوين المطلوبة ÷ عدد العناوين الموجودة ،
عدد الوثائق المبحوث عليها في الرفوف ÷ عدد الوثائق الموجودة في الرفوف ).
3) الموارد المادية : وتتمثل في العدد الجمالي للتجهيزات الموجودة في المكتبة والموضوعة تحت تصرف القراء .
- جودة هذه التجهيزات والاثاث .
- قياس الفعالية وتشمل (عدد استعمالات هذه التجهيزات ، عدد مستعملي التجهيزات ، وتير ة استعمال هذه التجهيزات ، 
موضوع استعمال هذه التجهيزات ) .
- مؤشرات قياس  الفعالية وتشمل (تكلفة استعمال لكل جهاز ، التكلفة لكل وحدة ، التكلفة المتوسطة ÷ نسبة رضا المستعملين،
عدد استعمالات الجهاز لكل فرد ، عدد استعمالات الاجهزة على عدد المستعملين  ).
4) الخدمات الخاصة بالمعلومات :
- العدد الاجمالي للخدمات المقدمة ،عدد الاستفادة لكل خدمة .
- عدد الطلبات للخدمة التي تم تلبيتها ،عدد الخدمات المقدمة على الوقت المستغرق
- قياس الفعالية وتتمثل في (وتيرة استعمال خدمات المكتبة  ÷عدد الخدمات المقدمة )
- قياس الفعالية العملية وتتمثل في (تكلفة كل طلب تم تلبيته ،تكلفة كل طلب تم تسجيله ،تكلفة كل مستعمل لخدمات المكتبة ،  
متوسط التكلفة ÷ مستوى تلبية المستفيدين ).
5) الخدمات الخاصة بالفئات الاجتماعية :
- قياس رضا المستعملين اتجاه الوصول الى الخدمات .
- قياس رضا المستعملين اتجاه الحصول على الخدمات .
- تكلفة الخدمات لكل مستعمل، التكلفة المتوسطة ومستوى رضا كل فئة اجتماعية.
6) التنشيط :
- عدد النشاطات المنظمة من طرف المكتبة – عدد النشاطات المحققة .
 - وتيرة النشاط ،جودة النشاطات (يكون من طرف متخصصين في هذا المجال ) ، انطلاقا من نوعية التقديم والوسائل المادية المستعملة .
- قياس الفعالية وتتمثل في عدد الافراد المشاركين في التنشيط ،موضوع التنشيط .
- قياس الفعالية العملية وتتمثل في التكلفة لكل تنشيط ،التكلفة المتوسطة لكل نشاط منظم على وتيرة التنشيط ، 
                      التكلفة المتوسطة لكل نشاط ÷ جودة التنشيط .
7) الوظائف العملية :
- حجم الاقتناءات  (قياس عدد العناوين وعدد الوثائق التي تم شراءها ).
- جودة او نوعية الاقتناءات .
- الوقت المستغرق للحصول او استقبال هذه الاقتناءات .
- مؤشرات الفعالية العملية: تكلفة كل عنوان تم شراءه،تكلفة كل وثيقة تم شراءها ثم التكلفة المتوسطة لكل حملة شراء كتب .
- الفعالية وتتم بين التكلفة الإجمالية ورضا المستفيد.

                          لوحــــــــــــــــــــــة القــــــــــــــــــــــــــــــيادة
1)                                تعريفها : هي التي تمكن المسير من متابعة نشاط المؤسسة بصفة دائمة وفعلية ، وقد تم توظيف هذا المفهوم في                             المؤسسات الخدماتية وعلى وجه الخصوص   المؤسسات الوثائقية من وجهة نظر ديناميكية المؤسسة ، 
                                                      ووظف هذا المفهوم كذلك لمراقبة التسيير والاطلاع السريع على النقائص .
                                                         
2)    وظائفها : هناك ثلاث وظائف وهي :
-  تسمح بمعرفة نشاط المؤسسة .
- تسمح بقياس البعد الملاحظ بين نشاط المؤسسة وأهدافها والمعايير الرجعية المطلوبة .
- تسمح بأخذ القرار على دراية واخذ الاجراءات المناسبة .
3) الشروط التي تسمح بنجاح تطبيق لوحة القيادة :
- السرعة على حصول المعلومات .
- تحديد مسبق للأهداف وللمعايير .
-انجاز دفتر الاعباء او تحديد لوحة القيادة بدقة ووضوح
       دفتر الاعباء : هو وسيلة او اداة انطلاقا من مجموعة من الشروط تسمح للفرد او المؤسسة بالقيام بالعمل .
4) المستفيدين المعنيين بلوحة القيادة :
ü     المؤسسة الوصية هي المعنية والمستفيدة .
ü     المستفيدين بما فيهم الرواد والقراء .
ü     الفاعلين اي المكتبيين والمسيرين .
       اهداف المؤسسة الوصية :
o       تحسين الوصاية .
o       إمكانية الحصول على مساعدات أو ميزانية إضافية.
o            المستفيدين المباشرين أهم المستفيدين وذلك باطلاعهم على نشاط المؤسسة ويترتب على هذا نوعية علاقات جديدة ومجددة .
o       المكتبيين والمسيرين.
5) رزنامة لوحة القيادة :وتتمثل في انجاز لوحة القيادة
- يمكن أن يكون سنوي يتماشى مع السنة المدنية والسنة الخاصة بالميزانية.
                     - يمكن أن تكون شهرية وهي تسمح بذلك بالمتابعة الدقيقة لنشاط المؤسسة وإدراج وإدخال التعديلات المناسبة في الوقت المناسب.
- يمكن أن تكون عندما تقتضي الضرورة وهي تهتم بنشاط معين مثل تقييم أوقات فتح المكتبة.
6) استنتاج: وبالتالي نستنتج أن لوحة القيادة تسمح بــــــ:
- التعرف أو المعرفة أو الاطلاع .
- تسمح بالفهم
  -التفكير الجيد.
                                   من أهداف لوحة القيادة أنها تساعد المكتبة على تحسين  نشاطها وتحسين ميزانيتها والحصول عليها وكذلك تفيد                      المكتبي لأنه لايستطيع أن ينتبه إلى كل كبيرة     وصغيرة مثلا : كل الكتب المطلوبة تم اقتناؤها آم لا ؟








نموذج عن لوحة القيادة
المعطيات الخاصة بالمكتبة
عدد السكان / المساحة
القراء والرواد
1) أوقات فتح المكتبة .
أ- الكتب والدوريات.
-  الاقتناءات الخاصة بالكبار
- الرصيد الإجمالي للكتب الخاصة بالكبار .
- الاقتناءات الخاصة بالشباب / الأطفال .
- الرصيد الإجمالي للصغار / شباب، أطفال.
ب- الوثائق السمعية البصرية:
- الاقتناءات (أفلام ، أشرطة CD )
- الرصيد (أفلام، أشرطة CD )
ج- التكاليف والاقتناءات :
- الكتب
- الدوريات (الاشتراكات)
- الوثائق السمعية البصرية
- المجموع
2) المسؤوليات :
- اسم ولقب المسئول
- المستوى / شهادة التكوين
- الموظفين
- محافظ
- ملحق مكتبات
- مساعد
- مسؤول المخزن

المتطوعين / المتربصين
- في اطار التكوين
- متطوعين


-         الاقتن

 عدد الأطفال المسجلين
- عدد الشباب المسجلين
- عدد الكبار المسجلين
·        الفئات الاجتماعية المهنية
- طالب
- موظف
- بطال
·        عمليات الإعارة خلال السنة
- كتب    كبار
          شباب / أطفال
           المجموع
- دوريات
- وثائق سمعية بصرية
·        التنشيط (النشاطات )
- معارض
- تظاهرات علمية ، ثقافية
·        مؤشرات التسيير
- قيمة الرصيد الدائم = دج .
- قيمة التاثيث = دج
- عدد المسجلين / عدد السكان
- عدد المسجلين / الرصيد الاجمالي
- عدد الاعارات / الرصيد الاجمالي
- عدد الاعارات / المسجلين (القراء )
- الاقتناءات / عدد السكان
- المساحة / عدد السكان
- التكلفة المتوسطة للاقتناءات